Một số quy trình tổ chức lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương, khánh thành có ý nghĩa to lớn đối với việc kinh doanh của gia chủ, cửa hàng doanh nghiệp, đơn vị chủ thuể thi công dự án…

– Khai trương thành công là dấu hiệu tốt lành cho chặng đường kinh doanh tương lai phía trước.

– Một sự kiện khai trương thành công giúp tạo ấn tượng tốt đẹp về hình ảnh doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng và các đối tác.

Hơn thế nữa, việc tổ chức Khai trương, Khánh thành còn phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

– Truyền tải được thông điệp và hình ảnh tốt đẹp mà công ty, đơn vị chủ thể muốn gửi tới khách mời, khách hàng.

– Tạo được không khí sôi nổi, hào hứng, sự phấn khởi cho tất cả những người tham dự chương trình.

– Phù hợp văn hóa với thị trường xã hội

– Tối ưu hóa chi phí cho chương trình cũng là một yếu tố quan trọng.

Tham khảo bài viết “tối ưu hóa chi phí”

Việc tổ chức đòi hỏi ngày càng phải có sự chuyên nghiệp, độc đáo hơn, chi phí tối ưu. Tất cả các công việc được tiến hành để thực hiện lễ khai trương phải được chuẩn bị kỹ càng, chu đáo. Hiểu được điều đó, TIỆC TRỌN GÓI xin được gửi tới quý khách “Quy trình tổ chức khai trương thành công” mong muốn buổi khai trương, khánh thành  cơ sở doanh nghiệp của quý khách thêm thành công tốt đẹp hơn:

Bước 1: Xác định rõ những đối tượng bạn đang cố gắng hướng đến

Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi lễ khai trương chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp béo bở đấy.

Bước 2: Quyết định xem sẽ tổ chức theo phong cách nào và dự trù ngân sách

Sau khi xác định rõ đối tượng, bạn hãy chọn phong cách Khai trương, khánh thành phù hợp nhất với cộng đồng doanh nghiệp của mình. Có rất nhiều cách thức tổ chức sự kiện khai trương: Trải thảm đỏ, làm tiệc pizza, ceremony party,…

Nếu đã có sẵn cơ sở kinh doanh thì doanh nghiệp cũng có thể mời bạn bè, họ hàng, đối tác và quan trọng nhất là các cơ quan truyền thông tham gia sự kiện này như một buổi tiệc thân mật tại gia để tiết kiệm chi phí.

Bước 3: Lên thời gian chi tiết.

Bạn phải dự trù ít nhất 2 – 3 tháng thời gian cho phép để hoàn tất mọi công đoạn in ấn thiệp mời, phân phát thư mời và chắc chắn số lượng người tham gia. Chỉ định ngay nhân viên nào đảm nhận công việc gì trước khi sự kiện diễn ra và lên deadline rõ ràng. Lưu trữ hết những thông tin trong suốt quá trình làm việc, trao đổi giữa các bộ phận. Tạo các “checklist” để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định. Cuối cùng là lập cơ sở dữ liệu về thông tin người tham gia sự kiện.

Bước 4: Chọn đơn vị tổ chức chương trinh sao cho phù hợp.

Bạn hãy tham khảo từ 2 -3 đơn vị tổ chức sự kiện trên địa bàn và chọn đơn vị phù hợp nhất với phong cách của công ty. Bí quyết để chọn những đơn vị tốt là hãy chọn những đơn vị có kinh nghiệm trên 5 năm, họ sẽ nhanh nhạy hơn với các xu hướng của xã hội, có đủ nền tảng, kinh nghiệm cũng như các mối quan hệ thân thuộc liên kết trong ngành để đáp ứng cho bất cứ hạng mục nào bạn cần thêm vào chương trình. Bạn hãy thống nhất các hạng mục (MC, múa lân, ca sĩ,..) , duyệt thiết kế các sản phẩm truyền thông (backdrop, standee,…) và các trang thiết bị cần thiết (pháo, âm thanh, ánh sáng,…) ngay từ bước này nhé.

Bước 5: Quảng bá trước sự kiện.

Sau khi đã có kế hoạch và tìm được đơn vị tổ chức phù hợp, bạn hãy cùng với đơn vị tổ chức của mình in ấn, gửi thiệp mời và quảng bá cho lễ khai trương, Khánh thành bằng cả hình thức online và offline:

• Đặt bảng hiệu và poster.

• Phát tờ rơi, brochure, booklet.

• Đưa sản phẩm dùng thử

• Quảng cáo trên các website, fanpage, đặt bàn hỗ trợ khách hàng tại các hội chợ, sự kiện cộng đồng.

Bước 6: Kế hoạch Quảng bá doanh nghiệp trong buổi lễ

Hãy thể hiện màu sắc doanh nghiệp trong lúc sư dụng tiệc nhẹ như tea break hoặc tiệc buffet để tăng độ nhận biết của khách mời đối với thương hiệu. Sẽ không có gì là quá đáng khi bạn lợi dụng 1 chút thời gian để dẫn khách mời tham gia xung quanh trụ sở kinh doanh mới và phát tặng mỗi người mẫu sản phẩm dùng thử, sau đó hãy hỏi họ cảm nhận gì về nó sau khi nhìn, chạm, dùng rồi cảm nhận. Vì đây không chỉ là một bữa tiệc gặp mặt đơn thuần, mà đây là “gia vị” cho chiến lược marketing sản phẩm dịch vụ kinh doanh của công ty, vậy nên hãy thu hút sự chú ý của công chúng một cách nghệ thuật.

Bước 7: Truyền thông sau sự kiện.

Đây là một bước quan trọng để đảm bảo hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác nhưng thường xuyên bị các doanh nghiệp bỏ quên. Bạn hãy nhớ gửi thông cáo báo chí (nếu có), và email cảm ơn những đối tác, khách mời đã đến tham dự sự kiện, và đừng quên xin thêm ý kiến đóng góp của đối tác, khách hàng cho sự kiện nhé!

Công ty tổ chức tiệc trọn gói – đơn vị hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực  tổ chức sự kiện yến tiệc lưu động với những nhân sự tràn đầy ý tưởng sáng tạo luôn sẵn sàng được phục vụ, với những món ăn đầy hấp dẫn giúp quý khách hàng có một một chương trình đầy thành công.