Tối ưu chi phí tổ chức sự kiện

Một số phương pháp giải pháp tối ưu quản lý chi phí tổ chức sự kiện nhưng mang lại hiệu quả tối đa

Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các gói cung cấp dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện, đặc biệt khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.

“Đắt chưa chắc đã tốt, rẻ không hẳn là tồi – nếu bạn thực sự có năng lực”

Yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý không thể làm được “chi phí tiết kiệm – hiệu quả tối đa” của khách hàng lại là một thử thách chủ yếu để đi đến kí kết hợp đồng. Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các công ty quảng cáo phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát, tiết kiệm chi phí từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh nhưng hiệu quả cao.

Trước khi bàn về các giải pháp tối ưu cụ thể, chúng ta hãy cùng định nghĩa lại một số khái niệm về chi phí trong tổ chức sự kiện.

Chi phí sự kiện bao gồm: Chi phí thực (real cost), chi phí ngầm (hide cost), Chi phí quản lý rủi ro (management fee) – hay còn gọi là phí dịch vụ.

Chi phí thực (RC): Chí phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất trang thiết bị…

Chi phí ngầm (HC): Các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho, đặc biệt là chi phí cơ hội. Trong chi phí ngầm còn những khoản như: Phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách, đi lại họp hành trong quá trình đấu thầu dự án…những khoản này khi làm báo giá sự kiện không thể kể ra như một hạng mục được, bắt buộc một người lập kế hoạch sự kiện phải khéo léo đưa ẩn vào đơn giá các hạng mục theo công thức (*). Và đây là một là chi phí khó giải thích nhất với khách hàng.

Chi phí quản lý (MF): Chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triển khai thực hiện chương trình sự kiện. Đây là khoản chi phí để sử dụng khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện của chương trình sự kiện theo hồ sơ hợp đồng.

Mức chi phí quản lý thường từ 3-10%, cá biệt có những chương trình 15-25% tổng giá trị hợp đồng.

(*) Đơn giá (ĐG) = (RC+HC) + ( RC +HC) x MF ( %)

Dựa trên công thức tính giá thành sản phẩm dịch vụ, hãy cung cấp cho khách hàng một giải pháp tiết kiệm tổng thể bằng cách:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho chương trình sự kiện, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.

Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều

Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm.

2. Xây dựng, kiểm soát chặt chẽ hệ thống đơn vị hợp tác

Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng thu mua ở một số công ty

Hầu hết các công ty sự kiện hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt hay chuyên biệt món ăn sự kiện:

Blue – Nhà bạt, hệ thống giàn không gian, Tân Hữu Tài âm thanh ánh sáng, Fantasy: ATAS, Vietimage: Máy chiếu, màn hình LED Việt Thành, tiệc lưu động MENU24h…, 

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho, khấu hao, cơ hôi nhưng khi thực hiện dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vị khác.

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các nhà cung cấp – nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt đặc biệt là giảm thiểu rủi ro, hơn nữa lại chủ động trong việc triển khai chương trình sự kiện.

3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung các đối tác chính trong thời gian hoạt động

Hầu hết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại các trang thiết bị rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lệch thuê lại đó.

Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang thiết bị của bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó thì chi phí sẽ luôn luôn được chia sẻ, có thể không phải là tiết kiệm cho mình nhưng chúng ta tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo mối quan hệ đối tác thân thiết lâu dài.

Khi đơn vị của mình nhận được một gói sự kiện trọn gói, thì chúng ta hãy liên kết với các công ty cùng ngành có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ trọn gói nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp.

4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện từ khâu làm việc với khách hàng cho đến khi kết thúc chương trình (từng giai đoạn).

Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện sự kiện họ đang phụ trách. Từ đó trách nghiệm của người quản lý là kiểm soát trang toàn bộ thiết bị cần thiết cho chương trình, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng và thời gian thực hiện không để thất thoát lãng phí về tiền bạc lẫn cả thời gian.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công lắp đặt thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều cho một gói sự kiện, đặc biệt là một sự kiện siêu lớn có tầm cỡ.

Tiến độ ảnh hưởng đến: Ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Ngoài ra chương trình sự kiện khi đúng tiến độ thì các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng chương trình sự kiện đảm bảo.

6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong chương trình sự kiện

Bản chất của chương trình sự kiện là quảng cáo, công cụ để khách hàng được nhận lại những lợi ích từ sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.

Nếu một nhà cung cấp đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một chương trình sự kiện của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức dưới đây:

Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.

Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên.

7. Tận dụng lao động bán thời gian – cộng tác viên, thực tập viên, …

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp.

Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp

8. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Là một chuyên gia chương trình sự kiện lớn, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng, biết cách chia sẻ với khách hàng với nhiều góc độ từ công việc đến cuộc sống.

Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không hiệu quả.

Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng

Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Hãy luôn nhớ rằng khách hàng luôn luôn muốn rẻ nhưng không muốn bị chê là ít tiền và càng không muốn chương trình sự kiện của họ thiếu chuyên nghiệp vì thiếu chi phí. Để làm được điều đó bạn, công ty bạn phải thực sự có năng lực và kinh nghiệm cũng như cái tâm cảu một người làm chương trình nữa.

Tiết kiệm cho khách hàng là tiết kiệm cho chính mình góp phần gia tăng lơi nhuận không những cho công ty mình mà giảm bớt chi phí cho khách hàng nữa. Trọn vẹn cả hai thì đó mới gọi là chương trình sự kiện thành công.